Créer son étude notariale est une aventure entrepreneuriale ambitieuse. Mais une fois le premier cap franchi, une question essentielle se pose : comment assurer la pérennité de votre étude ? Entre choix de la structure, organisation interne, digitalisation et relation client, plusieurs leviers permettent de construire un office solide et durable.
1. Bien choisir et faire évoluer sa structure d’exercice
Le choix initial entre exercice individuel ou société conditionne l’avenir de l’office.
Au départ, beaucoup de notaires créateurs privilégient l’installation en individuel pour plus de flexibilité. Mais à mesure que l’activité se développe, l’option de la société (SELARL, SELAS, société multi-offices) offre des avantages stratégiques : optimisation fiscale, constitution de réserves, mutualisation des compétences et image de marque renforcée.
⚠️ Attention : le passage à l’Impôt sur les Sociétés (IS) est irrévocable et doit être anticipé.
Le conseil Malatiré : se faire accompagner par un fiscaliste ou un expert comptable pour bien évaluer les avantages et les inconvénients de chaque régime en fonction de vos objectifs.
2. Organiser son étude pour gagner en efficacité
Le notaire créateur devient chef d’entreprise. Cela implique de définir une organisation claire, d’optimiser le temps de chacun et d’instaurer un management cadré.
Un plan d’action avec des objectifs précis et un suivi régulier permet d’identifier les points faibles, de capitaliser sur les réussites et de bâtir une équipe performante.
En un mot : une bonne organisation est le socle de la croissance d’un office.
Le conseil Malatiré : se programmer chaque vendredi ou lundi un point dédié à la planification de la semaine à venir afin de répartir la charge de travail et organiser des actions de prospections.
3. Maîtriser la comptabilité générale
La comptabilité « clients » est souvent bien intégrée, mais la comptabilité générale constitue un défi. Le notaire peut choisir de la gérer lui-même (à condition de se former) ou de la confier à un expert, tout en gardant une parfaite compréhension des chiffres de son étude.
Une comptabilité bien comprise et suivie est un outil de pilotage incontournable : trésorerie, fiscalité, tableaux de bord.
Le conseil Malatiré : il n’est pas aisé d’embaucher un comptable pour quelques heures par semaine quand on lance son étude. Ne pas hésiter à se rapprocher d’un expert qui pourra vous faire monter en compétences et vous suivre (nous pouvons vous transmettre quelques contacts). Une partie significative des lourdes sanctions prononcées à l’encontre d’un notaire est liée à des problèmes comptables.
4. Digitaliser son office notarial
La digitalisation est devenue un passage obligé. Elle répond à quatre grands enjeux :
- Sécurité des données et des actes,
- Optimisation de la productivité grâce à des outils adaptés (réseau performant, écrans multiples, plateformes collaboratives),
- Satisfaction client grâce à des services innovants (prise de rendez-vous en ligne, suivi de dossiers en temps réel, espaces de partage sécurisés).
Les notaires doivent aussi s’ouvrir aux nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle, qui permet d’automatiser certaines tâches.
Le conseil Malatiré n°2 : il convient d’identifier les chantiers ultra-prioritaires de ce volet digitalisation et de les traiter avant de vous pencher sur des sujets d’optimisation comme l’intelligence artificielle.
5. Recruter au bon moment et les bons profils
Le développement d’une étude passe par le recrutement. Près de 50 % des notaires créateurs embauchent dès la première année.
L’enjeu est double : savoir quand recruter et surtout quel profil choisir (rédaction, formalités, comptabilité, accueil). Chaque embauche doit s’inscrire dans une stratégie globale et renforcer la dynamique de l’office.
Le conseil Malatiré : prenez le temps de bien définir votre stratégie afin de savoir quels seront vos choix RH. Nous observons des créateurs qui remplissent plus rapidement que prévus leurs objectifs, même dans un contexte immobilier morose, car leur stratégie est bien conçue initialement.
6. Communiquer et se faire connaître
Le notaire, officier public, doit respecter une déontologie stricte. La communication doit rester professionnelle et cadrée, qu’il s’agisse d’un site internet, de présence sur les réseaux sociaux ou de référencement local via Google Business Profile.
Un site internet bien pensé et positionné est aujourd’hui indispensable pour être visible et se distinguer de la concurrence.
Le conseil Malatiré : Sur cette partie, loin d’être intuitive et où évolue nombre de charlatans, n’hésitez pas à vous rapprocher de nous pour que nous puissions vous mettre en relation avec des experts sérieux et connaisseur du notariat.
7. Placer la relation client au cœur de l’office
Faire un acte parfait ne suffit plus. L’expérience client est désormais un facteur clé de fidélisation.
Accueil soigné, disponibilité, suivi régulier des dossiers, communication proactive et enquêtes de satisfaction renforcent la confiance et l’image de l’office.
Un client satisfait est plus fidèle et recommandera plus facilement votre étude.
En résumé
Créer et pérenniser une étude notariale ne repose pas uniquement sur la qualité des actes, mais sur une vision entrepreneuriale globale : choix stratégique de la structure, organisation optimisée, digitalisation, recrutement réfléchi, communication maîtrisée et relation client soignée.
Le notaire créateur d’aujourd’hui est à la fois juriste, chef d’entreprise et manager. En intégrant ces leviers, il se donne toutes les chances de bâtir une étude solide, durable et attractive pour ses clients et collaborateurs.
