Transformation numérique et notariat : où en est-on ?
La digitalisation est actuellement au cœur des enjeux des offices notariaux. La France comptabilise plus de 20 millions d’actes authentiques électroniques (AAE) déposés dans le Minutier Central Électronique des Notaires de France (Micen).
La transformation numérique notariale (ou transformation digitale), désigne la transformation des composantes de la profession sous l’effet des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC).
Quel est l’état des lieux de la numérisation des études notariales ? Retour sur les enjeux et la place du numérique dans le notariat en 2023.
Le numérique au cœur du notariat
Dès les années 2000, les cabinets de notaires se sont impliqués dans la transformation digitale de leur métier. Un tel virage n’aurait certainement pas été aussi rapide sans les investissements sur le terrain du numérique de la Chambre des notaires de Paris et l’ADSN (Association pour le développement du service notarial).
La profession notariale a d’ailleurs été la première en 2007 à obtenir la certification de la signature électronique sécurisée en Europe.
La transition numérique à l’œuvre dans les offices notariaux se traduit par la dématérialisation et la mise en place d’outils numériques spécifiques.
Dans un secteur devenu compétitif à l’instar de nombreuses professions, la digitalisation du métier de notaire comporte de multiples avantages, parmi lesquels :
● accroître l’efficacité ;
● gagner en productivité ;
● répondre plus efficacement et plus rapidement aux besoins des clients.
| Bon à savoir : Le gouvernement Macron a instauré un nouveau cursus d’étude pour accéder au métier de notaire, avec la loi du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances. Cette mesure a contribué à accélérer la transformation du secteur notarial. Grâce à cette loi favorisant le libre accès à des études notariales “sans achat de charge”, 700 nouveaux officiers publics ont été nommés en 2019-2020. |
Les différents outils numériques du notariat
De nombreux outils numériques ont investi la profession de notaire depuis les années 2000. Ils ont permis de changer en profondeur la façon de travailler des offices notariaux autour de trois axes majeurs :
● garantir une plus grande sécurité ;
● favoriser une nouvelle relation client ;
● éviter la consommation de papier grâce à la dématérialisation.
Les outils digitalisés pour une sécurité maximale
Depuis la mise en place et la généralisation de la signature électronique, de nombreux outils numériques se sont développés dans le notariat. La signature sécurisée de l’acte authentique sur support électronique permet ainsi aux notaires d’apposer leur sceau et de garantir l’authenticité du document.
« L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
Article 1366 du Code civil
À la réception de l’acte, il suffit pour le notaire de s’identifier grâce à sa clé Réal personnelle, du nom du Conseiller d’État Pierre-François Réal, ayant contribué à définir la déontologie du Notariat. Il s’agit d’un moyen fiable et simple de signer électroniquement un acte et de l’authentifier.
Les études notariales intègrent différentes solutions sécuritaires pour protéger le caractère confidentiel de certaines informations et préserver l’intégrité des documents, à savoir notamment :
● Le Réseau REAL : ce réseau dématérialisé est accessible via un processus d’authentification. Chaque notaire doit s’identifier personnellement à l’aide de la clé REAL. Un contrôle d’accès qui permet de protéger l’ensemble des applications métiers de cet écosystème (traitement des actes, comptabilité, etc.) ainsi que des services digitaux comme le Minutier Central Électronique du Notariat (MICEN) qui est le serveur commun et sécurisé.
● La Clé REAL : il s’agit d’un sésame de même format qu’une clé USB qui contient l’identification et la signature du notaire, elle est personnelle et protégée par un code. Elle permet donc à chaque notaire d’authentifier ses actes avec la signature électronique et d’y apposer leur sceau. Cela représente un gage de sécurité indispensable.
● Id.Not ou l’Identité Numérique Notariale : ce système d’authentification individuel est mis à la disposition des notaires par le Conseil Supérieur du Notariat (CSN) depuis 2015. Il permet d’accéder à un annuaire recensant l’ensemble des officiers publics exerçant le métier de notaire et de garantir leur professionnalisme.
Créer une relation client plus vertueuse grâce au digital
Le développement de la numérisation influe également sur la relation client. Comme pour les autres métiers de la justice, les notaires ont dû adapter leurs services aux nouvelles attentes des clients.
La création de plateformes digitalisées et services de dataroom privé et sécurisé a largement contribué à la transformation numérique du notariat. Il faut savoir qu’une dataroom électronique est un environnement sécurisé qui facilite le stockage et le travail lié aux données des clients.
Grâce au développement de la numérisation, le secteur notarial a ainsi pu instaurer une nouvelle relation client qui offre :
● davantage d’interactivité : la possibilité d’obtenir des réponses rapides et de prendre rendez-vous avec des notaires en ligne par le biais de plateformes comme Notastart, NeoNotario ou Espace notarial ;
● un environnement simple, sécurisée et dématérialisée afin d’effectuer, par exemple des simulations de prêt, de plus-values ou de frais immobiliers ;
● des services qui permettent de simplifier les démarches notariales et administratives à l’image de la visioconférence qui permet aux clients de signer à distance des actes authentiques électroniques (AAED). Plusieurs notaires officiant à distance peuvent ainsi réaliser un AAED par un système de visioconférence (LifeSize Cloud).
Parmi ces applications et ces moyens technologiques, il existe notamment “L’Espace Notarial”. Cette plateforme sécurisée offre la possibilité de partager et d’échanger les documents entre professionnels ou avec des clients de l’office notarial.
Cet espace de travail collaboratif est accessible 24h/24 et hébergé au sein de la plateforme des services de la Chambre des Notaires de Paris. Les Offices Notariaux en Francel’utilisent afin de gérer des appels à projets de grande envergure ou encore des dossiers immobiliers complexes.
Le numérique encourage la démarche zéro papier
Si la transformation digitale revêt certaines difficultés, notamment au niveau de la cybersécurité, c’est avant tout une formidable source d’opportunités. Ces évolutions technologiques intègrent, à travers notamment le zéro papier, une politique plus globale de qualité.
Pour les notaires qui gèrent de nombreux actes, la dématérialisation des documents a sans aucun doute permis de faciliter et de sécuriser leur conservation.
N’oublions pas qu’en tant qu’officiers ministériels publics, il est obligatoire de conserver les documents officiels pendant une durée de 75 ans. Bien entendu, cela implique de veiller à ce que ces documents restent accessibles et lisibles à tout moment tout en préservant leur confidentialité. Avec les documents numériques, la sécurité est renforcée, l’espace de stockage optimisé et les dépenses en papier réduites.
Parmi les documents dématérialisés utiles au notariat, on peut citer par exemple :
● la signature électronique et l’acte authentique électronique (AEE) qui remplace l’acte notarié physique et permet d’archiver les actes et documents électroniques dans un espace de stockage sécurisé et performant ;
● l’AAED (Acte Authentique Électronique à Distance) qui permet, comme expliqué précédemment de signer à distance un acte authentique par voie électronique.
| Bon à savoir : les dossiers et documents électroniques sont désormais transmis au moyen de l’AAE au serveur MICEN (Minutier Central Électronique du Notariat), qui conserve les documents dématérialisés. |
De nouvelles technologies numériques pour le notariat de demain
Face au virage numérique, les événements dédiés à latransition numérique du secteur notarial se multiplient.
Chaque année, la profession organise ainsi le Forum Technonot ou les Notaires Digital Days. Ces rendez-vous annuels ont pour vocation de réunir l’écosystème notarial autour du numérique et de faire émerger de nouvelles idées. L’ensemble de la profession (notaires, partenaires et collaborateurs) échangent sur la situation du numérique dans le notariat et évoquent les enjeux à venir.
D’ailleurs, le secteur notarial avait déjà adopté une Charte pour un développement éthique du numérique en 2018. Objectifs ? Encadrer les pratiques afin de garantir le développement d’un écosystème numérique vertueux qui assure la protection de ses utilisateurs.
Et l’investissement de la profession notariale sur la question du numérique ne s’arrête pas là. En effet, la Chambre des notaires de Paris a créé un fonds d’investissement à l’innovation digitale du secteur pour développer de nouveaux outils numériques. Un budget de plus de six millions d’euros doit permettre de répondre aux nouveaux enjeux du numérique dans la profession notariale de demain.
Parmi les outils au service de la pratique notariale du futur, il y a notamment :
● la procédure d’Accès des Notaires au Fichier immobilier (ANF) déjà déployée : elle permet aux notaires d’accéder par voie dématérialisée au fichier immobilier et à la documentation hypothécaire sans l’intervention de la direction générale des Finances publiques (DGIFP) ;
● l’intelligence artificielle (IA) : une évolution technologique capable d’apprendre par elle-même qui permettra d’automatiser les tâches basiques du notariatet de développer un outil innovant de classification, d’identification ou de traitement de l’information ;
● la blockchain notariale : il s’agit d’une technologie à l’étude pilotée par l’Autorité de confiance numériqueinitiée en 2020 visant à favoriser la reconnaissance automatique des documents ou actes et à optimiser leur analyse de nouvelles, pour l’envoi des actes vers le MICEN notamment.
Vous en savez plus à présent sur l’état de la transformation numérique du secteur notarial. La profession est inscrite dans une ère digitale. La transition digitale amorcée il y a vingt ans permet au numérique d’être aujourd’hui indissociable de la pratique notariale. Les notaires peuvent donc compter sur la digitalisation de leur métier pour développer et mettre en avant leur rôle de conseil.
Sources :
