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Vous avez une étude notariale sous la forme d’une société ? Vous êtes concerné par l’ordonnance relative à l’exercice en société des professions libérales réglementées. 

L’ordonnance n° 2023-77 du 8 février 2023 relative à l’exercice en société des professions libérales réglementées est venue clarifier et simplifier l’exercice libérale en société. Elle favorise la création et la croissance des structures juridiques libérales, notamment les études notariales. 

Cette ordonnance a été prise en application de l’article 7 de la loi n° 2022-172 du 14 février 2022 en faveur de l’activité professionnelle indépendante. 

Ainsi, l’ordonnance simplifie et sécurise le cadre juridique applicable à l’exercice en société des notaires. En effet, la multiplication des régimes d’exercice ouverts avait rendu complexe l’application des règles et a pu dissuader certains professionnels. 

L’ordonnance est maintenant le texte de référence pour l’exercice en société des professions libérales réglementées c’est-à-dire pour les sociétés civiles professionnelles, les sociétés en participation, les sociétés d’exercice libéral, les sociétés pluri-professionnelles d’exercice et les sociétés de participations financières de professions libérales. 

Elle crée un dispositif législatif unique. Toutefois des régimes parallèles et historiques continuent tout de même à s’appliquer. 

L’ordonnance comprend 135 articles répartis en six livres : 

1. Dispositions communes aux sociétés d’exercice de professions libérales réglementées ;

1. Des sociétés civiles ;
2. Des sociétés d’exercice libéral ;
3. Des sociétés pluri-professionnelles d’exercice :
4. Des sociétés de participation financière de professions libérales 
5. Dispositions diverses.

Faisons le point sur les nouvelles mesures applicables aux études notariales sous forme de société. 

Le champ d’application de l’ordonnance : les dispositions communes

Les dispositions communes délimitent clairement le champ d’application du régime. Pour cela, elles définissent les notions utilisées. Elles n’étaient pas encore définies par la loi. Il s’agit :

• des professions libérales réglementées : « Personnes exerçant à titre habituel, de manière indépendante et sous leur responsabilité, une activité ayant pour objet d’assurer, dans l’intérêt du client, du patient et du public, des prestations mises en œuvre au moyen de qualifications professionnelles appropriées.
  Ces professions sont soumises à un statut législatif ou réglementaire ou leur titre est protégé.
  Elles sont tenues, quel que soit le mode d’exercice de leur profession et conformément aux textes qui régissent son accès et son exercice, au respect de principes éthiques ou d’une déontologie professionnelle susceptibles d’être sanctionnés par l’autorité compétente en matière disciplinaire » (article 1).
• du personnel exerçant : « la personne physique ayant qualité pour exercer sa profession ou son ministère, enregistrée en France conformément aux textes qui réglementent la profession, et qui réalise de façon indépendante des actes relevant de sa profession ou de son ministère. La seule réalisation d’actes de gestion ne confère pas la qualité de professionnel exerçant » (article 3).
• de la personne européenne : « la personne physique ou morale établie dans un État membre de l’Union européenne autre que la France, dans un État partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou dans la Confédération suisse et qui exerce, dans l’un de ces États, une activité présentant les caractéristiques d’une profession libérale réglementée » (article 4).

L’ordonnance répartit également les professions libérales réglementées en trois familles (article 2) : 

• la famille des professions de santé ;
• la famille des professions juridiques ou judiciaires (dont vous faites parties en tant que notaire) ;
• la famille des professions techniques et du cadre de vie. 

Les mesures concernant les sociétés des professions libérales réglementées

L’ordonnance modifie le paysage juridique de l’exercice en société des notaires. Elle réunit toutes les dispositions législatives des sociétés des professions libérales réglementées et abroge :

• la loi du 29 novembre 1966 relative aux sociétés civiles professionnelles (SCP) ;
• la loi du 31 décembre 1990 relative aux sociétés d’exercice libéral (SEL) et aux sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL). 

1. Pas de grande refonte pour la société civile professionnelle (SCP)

Le livre II de l’ordonnance reprend la loi n° 66-879. Il intègre les mesures concernant les sociétés civiles professionnelles, les sociétés de moyen, les sociétés coopératives et les sociétés en participation des professions libérales. 

L’ordonnance ne refond pas la société civile professionnelle (SCP). Toutefois, elle est venue préciser deux points. 

Pour rappel, une SCP ne peut normalement pas être détenue par un seul associé. L’ordonnance prévoit un délai plus important pour régulariser une SCP détenue par un seul associé (article 29). En effet, si votre SCP de notaires n’est détenue que par un seul associé (par exemple en raison du départ de votre associé), vous aurez deux ans pour régulariser la situation, contre un an actuellement. Au-delà, tout intéressé pourra demander la dissolution en justice. Toutefois, le tribunal pourra vous accorder un délai supplémentaire de trois ans, contre six mois auparavant. 

Par ailleurs, si vous avez besoin de transformer votre SCP, vous pourrez décider la transformation à la majorité des 2/3 des associés, sous réserve d’une clause des statuts contraire (article 30). 

Enfin, les sociétés en participation des professions libérales sont maintenant ouvertes à toutes les professions libérales réglementées et aux associés personnes morales (article 34). 

Pour rappel, les professions libérales réglementées comprennent les professions suivantes : administrateur judiciaire, agent général d’assurance, architecte, architecte d’intérieur, avocat, avocat au Conseil d’État et à la Cour de cassation, avoué auprès des cours d’appel, chiropracteur, chirurgien-dentiste, commissaire aux comptes, commissaire de justice (ex commissaire-priseur et huissier de justice), conseil en investissements financiers, conseil en propriété industrielle, diététicien, ergothérapeute, expert agricole, foncier et expert forestier, expert devant les tribunaux, expert-comptable, géomètre-expert, greffier auprès des tribunaux de commerce, infirmier libéral, directeur de laboratoire d’analyses médicales, mandataire judiciaire, mandataire judiciaire à la protection des majeurs, masseur-kinésithérapeute, médecin, notaire, orthophoniste, orthoptiste, ostéopathe, pédicure-podologue, psychologue, psychomotricien, psychothérapeute, sage-femme, vétérinaire.

2. L’évolution de la société d’exercice libéral (SEL)

Le livre III de l’ordonnance traite de la société d’exercice libérale (SEL). Elle fait évoluer certaines règles. 

Si vous avez votre étude notariale sous la forme d’une SEL, vous devez communiquer, chaque année, à l’Ordre des notaires la composition de son capital social. L’ordonnance augmente les documents à transmettre annuellement (article 44) : 

• la répartition des droits de vote ;
• une version à jour des statuts ;
• les conventions contenant des clauses sur l’organisation et les pouvoirs des organes de direction, d’administration ou de surveillance ayant fait l’objet d’une modification au cours de l’exercice. 

L’ordonnance fait aussi évoluer les règles de détention du capital social d’une SEL (article 46 – 47). Pour rappel, la majorité du capital est détenue par des professionnels exerçant au sein de la SEL (des notaires pour une SEL notariale). Pour le reste, le capital peut être détenu par : 

1. des personnes physiques, professionnels exerçants ou des personnes morales exerçant la profession constituant l’objet social de la société (des notaires ou des études notariales) ;
2. des associés, personnes physiques qui, ayant cessé toute activité professionnelle, ont exercé la profession concernée au sein de la SEL (c’est-à-dire des  notaires associés de la SEL notariale, mais qui ont cessé d’exercer la profession). Ils peuvent détenir les parts pendant 10 ans ; 
3. des ayants droits des associés mentionnés au 2 pendant cinq ans suivant leur décès ; 
4. une société de participations financières de professions libérales ;
5. des personnes exerçant une profession libérale réglementée de la même famille (famille des professions juridiques et judiciaires pour des notaires) ;
6. des personnes européennes dont l’activité constitue l’objet social de la société.

À l’expiration du délai de cinq ans, la SEL peut racheter les parts des ayants droits ou réduire le capital de la société s’ils n’ont pas cédé leurs parts sociales. Grâce à l’ordonnance, ce sera également le cas pour les parts des anciens notaires à l’issue du délai de 10 ans (article 51). 

Pour rappel, plus de la moitié du capital social et des droits de vote peut également être détenue par (article 81) :

• tout professionnel exerçant une professions juridiques ou judiciaires ou par toute personne morale, établis en France ou une personne européenne exerçant une profession juridique ou judiciaire ;
• des sociétés de participations financières de professions libérales. 

L’ordonnance prévoit également un délai d’un an pour vous mettre en conformité lorsque les conditions relatives à la détention du capital et des droits de vote ou de la gouvernance d’une SEL ne seront plus respectées (article 53). À défaut, tout intéressé pourra demander la dissolution de votre société. Toutefois, le tribunal pourra vous accorder un délai supplémentaire de six mois pour régulariser la situation.

Par ailleurs, l’ordonnance dispose que vous pourrez insérer dans les statuts de la SEL, les modalités de retrait des associés, sous réserve qu’aucun texte propre à la profession de notaire n’ait de dispositions particulières sur ce point (article 57). 

Enfin, lorsque votre SEL sera détenue majoritairement par des professionnels exerçant en dehors de celle-ci, tous les associés participeront aux délibérations ayant trait aux conventions réglementées (article 83). 

À noter 

À partir du 1er septembre 2024, les SEL des notaires ne seront plus concernés par les restrictions concernant l’attribution des droits de vote double. 

Vous aurez jusqu’au 31 août 2025 pour mettre en conformité votre SEL. En revanche, les nouvelles règles de remontée des informations aux chambres des notaires devront être respectées dès le 1er septembre 2024. 

3. Aucune grande nouveauté pour les sociétés pluri-professionnelles d’exercice

Le livre IV traite de la société pluri-professionnelle d’exercice (SPE). Pour rappel, en tant que notaire, vous pouvez tout à fait faire partie d’une SPE. 

L’ordonnance ouvre son périmètre aux géomètres-experts (article 96). 

Par ailleurs, elle confirme que les associés des SPE peuvent mettre en commun les moyens matériels nécessaires au fonctionnement de leur activité. 

Comme pour les autres sociétés de professions libérales, l’ordonnance a augmenté la transparence des sociétés. Ainsi, à partir de l’entrée en vigueur du texte, les SPE devront communiquer à l’Ordre des notaires, en plus de la composition de leur capital social (article 100) : 

• un état des droits de vote ;
• une version des statuts à jour ;
• les conventions contenant des clauses portant sur l’organisation et les pouvoirs des organes de direction, d’administration ou de surveillance ayant fait l’objet d’une modification au cours de l’exercice.  

Enfin, en cas de manquement aux règles de détention du capital et des droits de vote, vous disposerez d’un délai d’un an pour mettre la société en conformité. À défaut, tout intéressé pourra demander la dissolution. Toutefois, le tribunal pourra vous accorder un délai supplémentaire de six mois afin de régulariser la situation de la SPE (article 104). 

4. Peu de changements pour les sociétés de participations financières de professions libérales

Le livre V améliore les dispositions des sociétés de participations financières de professions libérales (SPFPL) dite les « holdings libérales ». 

Premièrement, les SPFPL peuvent détenir, gérer et administrer tous biens et droits immobiliers sous réserve que ces activités soient destinées exclusivement au fonctionnement de sociétés dans lesquelles elles détiennent des participations. Elles peuvent notamment détenir des parts de sociétés civiles ou commerciales aux seuls fins d’acquérir et d’administrer des immeubles (article 110). 

Bon à savoir

L’ordonnance ouvre la possibilité à un décret d’autoriser une SPFPL de professions juridiques et judiciaires, comme une SPFPL de notaires, à détenir des titres de sociétés commerciales, sous réserve que l’objet de ces sociétés soit la réalisation d’une activité que les professionnels détenant la SPFPL sont autorisés à exercer.

Deuxièmement, l’ordonnance ouvre l’accès des SPFPL aux sociétés d’experts-comptables.

Troisièmement, vous aurez un délai pour régulariser la SPFPL qui risque la dissolution car elle ne remplit plus son objet, c’est-dire si elle ne détient plus de participations (article 110). Par ailleurs, en cas de violation des règles de composition du capital et des droits de vote ou des règles de gouvernance, vous aurez un délai d’un an pour mettre la SPFPL de notaires en conformité (article 118). Au-delà, tout intéressé pourra demander sa dissolution au tribunal. Toutefois, le tribunal pourra vous accorder un délai supplémentaire de six mois pour régulariser la situation. 

Enfin, comme pour les autres sociétés mentionnées, votre SPFPL de notaires devra communiquer à sa chambre des notaires, en plus de la composition de son capital social (article 113) :

• un état des droits de vote ;
• une version à jour de ses statuts ;
• les conventions contenant des clauses portant sur l’organisation et les pouvoirs des organes de direction, d’administration ou de surveillance ayant fait l’objet d’une modification au cours de l’exercice écoulé. 

En conclusion, l’ordonnance du 8 février 2023 est devenue le texte de référence précisant les règles applicables aux sociétés de professions libérales, notamment des études notariales. Elle a clarifié et unifié les différents régimes juridiques permettant aux professions libérales réglementées d’exercer leur profession. 

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Vous souhaitez vendre votre étude notariale ? Il est important de connaître la fiscalité liée à chaque régime pour choisir l’opération qui sera réalisée : vente d’un office individuel, vente des parts sociales ou création d’une holding. 

La cession d’une étude notariale, office individuel ou société, a des conséquences fiscales lourdes, tant pour le repreneur que pour le cédant.

La fiscalité de la cession pour le cédant dépend principalement du montant de la plus-value réalisée et de son régime fiscal : plus-values privées sur valeurs mobilières ou plus-values professionnelles. Quant au repreneur, il doit s’acquitter de droits d’enregistrement. 

Par ailleurs, dans certains cas, il peut être avantageux de recourir à une holding pour vendre votre étude notariale. Celle-ci permet de reporter l’imposition de la plus-value sous certaines conditions. 

Faisons le point sur la fiscalité liée à la transmission d’une étude notariale. 

Quelle est la fiscalité de la cession d’un office individuel

Pour le repreneur

Le repreneur de l’étude notariale, entreprise individuelle (ou de la clientèle libérale) doit payer des droits d’enregistrement. En effet, la cession doit faire l’objet d’un enregistrement auprès du service des impôts dans le mois suivant sa réalisation. Le montant des droits d’enregistrement dépend du montant de la cession. 

Montant des droits d’enregistrement 

Attention : si le cédant prend en charge les droits d’enregistrement, cette prise en charge est assimilée à un complément de prix venant majorer le prix de cession. 

Bon à savoir

Depuis 2022 un entrepreneur individuel peut être soumis à l’impôt sur les sociétés lorsqu’il demande l’assimilation au régime fiscal de l’EURL Dans ce cas, la cession est assimilée à une cession de parts sociales. Les droits d’enregistrement s’élèvent alors à 3 % du prix de cession.

Par ailleurs, l’acquéreur peut être rendu responsable solidairement du paiement de l’impôt dû par le cédant au titre des bénéfices réalisés pendant l’exercice de la cession (voir ci-dessous l’imposition immédiate des bénéfices). Toutefois, cette solidarité est limitée au prix de la cession et s’applique sur une période de trois mois à compter de la déclaration de cessation d’activité du cédant.

Bon à savoir

Le rachat global d’un fonds est dispensé de TVA si la vente porte sur l’intégralité du fonds et si le repreneur est redevable de la TVA.

Pour le cédant

• L’imposition immédiate des bénéfices

Suite à la cession d’un office individuel (et donc une clientèle libérale), en tant que cédant, vous devez régulariser votre situation au regard des services fiscaux. La cession entraîne l’imposition immédiate des bénéfices non encore taxés de l’exercice en cours. 

Il vous faudra effectuer une déclaration de cessation d’activité (formulaire P4 PL pour les professions libérales) en ligne sur le site « https://procedures.inpi.fr/?/ » dans les 30 jours suivant la cession si vous êtes redevable de la TVA et 45 jours en cas contraire. Par ailleurs, les notaires doivent remplir des formalités supplémentaires liées à leur profession. Par exemple, une cession de parts doit faire l’objet d’une déclaration sur le site (OPM) du ministère de la Justice.

Bon à savoir 

Dans le même délai, vous aurez une dernière déclaration de TVA à rendre auprès du service des impôts des entreprises. Le délai passe à 60 jours si vous êtes sous le régime simplifié d’imposition en matière de TVA. 

Par ailleurs, vous devrez publier la cession dans un journal d’annonces légales dans le mois suivant la cession et vous aurez 60 jours à compter de la publication pour procéder à la clôture de vos comptes et effectuer la déclaration de vos bénéfices auprès du SIE. Les bénéfices seront immédiatement imposés à l’impôt sur le revenu et feront l’objet d’un avis d’imposition. 

À noter 

Il s’agit d’une imposition provisoire qui vient en déduction du montant de l’impôt sur le revenu dû au titre des revenus de l’année de cession. 

• L’imposition de la plus-value 

Lors de la vente de votre étude notariale, vous pouvez constater une plus-value professionnelle. Il s’agit de la différence favorable entre la valeur comptable de l’entreprise individuelle et le prix de vente. Son imposition dépend de s’il s’agit d’une plus-value à court terme ou d’une plus-value à long terme.

En pratique, si vous avez votre entreprise depuis moins de deux ans, il s’agit d’une plus-value à court terme, et au-delà, d’une plus-value à long terme. 

Pour une entreprise à l’impôt sur le revenu, la plus-value à court terme est directement ajoutée aux résultats imposables et soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu. Quant à la plus-value à long terme, elle relève du prélèvement forfaitaire unique (PFU) au taux de 30 % : 12,8 % au titre de l’impôt sur le revenu et 17,2 % au titre des prélèvements sociaux. 

Toutefois, le régime des plus-values propose de nombreuses exonérations. 

• Exonération de la plus-value en fonction des recettes

Vous pouvez bénéficier d’une exonération totale de la plus-value si vous respectez trois conditions (article 151 septies du Code général des impôts) : 

• avoir exercé l’activité pendant au moins cinq ans ;
• être soumis à l’impôt sur le revenu ;
• avoir des recettes inférieures à 90 000 € aux bénéfices non commerciaux (BNC). 

Au-delà, vous avez tout de même la possibilité d’avoir une exonération partielle si vos recettes sont inférieures à 126 000 € aux BNC. 

• Exonération de la plus-value en fonction du prix de cession

Lorsque le prix de vente est inférieur à 500 000 €, vous bénéficiez d’une exonération totale de la plus-value réalisée (article 238 quindecies du CGI). L’exonération est partielle pour un prix de cession compris entre 500 000 € et 1 000 000 €.  

• Exonération de la plus-value en cas de départ à la retraite

Si vous vendez votre office notarial pour départ à la retraite, vous bénéficiez d’une exonération totale de la plus-value à quatre conditions (article 151 septies A du CGI) : 

• avoir exercé l’activité pendant au moins cinq ans ;
• être soumis à l’impôt sur le revenu ;
• partir à la retraite et faire valoir ses droits à la retraite dans un délai de deux ans à compter de la cession ;
• employer moins de 250 salariés et réaliser un chiffre d’affaires inférieur à 50 millions d’euros. 

L’exonération ne porte pas sur les prélèvements sociaux. 

• Le paiement de la contribution économique territoriale (CTE)

Lors d’une cession en cours d’année, en tant que vendeur, vous êtes tenu de verser la CTE pour l’année entière, sauf si vous vous êtes accordé avec l’acheteur pour qu’il prenne une partie à sa charge. 

Par exemple, vous pouvez prévoir une répartition au prorata : si la cession intervient le 1er mai 2023, vous pouvez prendre à votre charge 4/12e de la taxe et l’acheteur en supporter 8/12e. 

Vous souhaitez acheter un office individuel ? Lisez notre article sur le nouveau statut d’office individuel des notaires. 

Quelle est la fiscalité de la cession des titres d’une étude notariale ?

Lorsque votre étude notariale est sous la forme d’une société, la cession de l’entreprise peut prendre la forme d’une cession de parts sociales ou d’actions. Elle intervient lorsque vous souhaitez vendre des parts ou faire entrer un nouvel associé. 

Bon à savoir 

Lorsque vous cédez votre société, vous avez le choix entre la cession du fonds et la cession des titres.

La fiscalité de la cession de titres dépend du régime d’imposition de la société : à l’impôt sur le revenu (IR) ou à l’impôt sur les sociétés (IS). 

Pour le repreneur 

Comme lors de la cession d’un office individuel, la cession de parts sociales entraîne le paiement de droits d’enregistrement. Le montant varie en fonction du prix de cession. Par exemple, pour une SARL, les droits d’enregistrement s’élèvent à 3 % du prix de cession.

Toutefois, l’acheteur peut bénéficier d’un abattement spécial. Il est de 23 000 €. Pour connaître le montant de l’abattement par part, il suffit donc de diviser les 23 000 € par le nombre de parts total dans le capital social de la société. 

Par exemple, pour un capital social divisé en 100 parts, le montant de l’abattement par part est de 230 €. 

Ainsi, pour une cession de 50 parts, l’abattement total est de 230 x 50, soit 11 500 €. De ce fait, pour une cession d’une valeur de 40 000 €, le montant des droits d’enregistrement sera de (40 000 – 11 500) x 3 % soit 855 €.

Pour le cédant

En tant que cédant, vous êtes imposé au niveau de la plus-value de cession de titres. 

Bon à savoir

Lorsque vous réalisez une transmission à titre gratuit, vous pouvez recourir au Pacte Dutreil pour obtenir une exonération de 75 % sur la valeur des titres (ou 75 % de la valeur de l’office individuel) afin d’alléger le montant des droits de mutation à titre gratuit dû par le donataire. 

• Pour une société à l’IS 

La plus-value de cession de titres d’une société soumise à l’IS relève du régime fiscal des plus-values privées sur valeurs mobilières. 

Depuis le 1er janvier 2018, le régime fiscal par défaut est le prélèvement forfaitaire unique (PFU ou flat tax) de 30 %. Toutefois, vous pouvez toujours opter pour le barème progressif de l’impôt sur le revenu. Dans ce cas, vous devrez également régler les prélèvements sociaux à hauteur de 17,2 %. 

Lorsque vous exercez l’option pour l’imposition au barème progressif et que vous avez acheté vos titres avant le 1er janvier 2018, vous profitez d’un abattement de droit commun pour durée de détention ou d’un abattement renforcé pour les PME de moins de 10 ans.  

Le taux de l’abattement de droit commun est de : 

• 50 % du montant de la plus-value pour des parts détenues entre deux et huit ans à la date de cession ;
• 65 % du montant de la plus-value pour des parts détenues depuis au moins huit ans.

Concernant l’abattement renforcé, les titres doivent avoir été achetés avant le 1er janvier 2018 et dans les 10 ans de la création d’une PME. Son taux est alors de : 

• 50 % pour une durée de détention allant d’un à quatre ans ;
• 65 % pour une durée de détention allant de quatre à huit ans ;
• 85 % pour une durée dépassant huit ans.

Par ailleurs, si vous partez à la retraite, vous avez le droit à un abattement fixe de 500 000 € que vous ayez choisi l’imposition au PFU ou au barème progressif.

À noter 

Les abattements s’appliquent uniquement pour l’impôt sur le revenu et non pour le calcul des prélèvements sociaux.

• Pour une société à l’IR

La plus-value de cession de titres d’une société soumise à l’IR relève du régime fiscal des plus-values professionnelles dès lors que vous exerciez votre activité professionnelle dans la société. 

Il s’agit du même régime que la cession d’un office individuel (imposition de la plus-value professionnelle : plus-value à court terme ajoutée aux résultats imposables et plus-value à long terme relevant du PFU). 

Bon à savoir

Vous pouvez demander un étalement de l’imposition sur trois ans lorsque vous ne cédez qu’une partie de vos parts et que vous continuez à exercer votre activité au sein de l’office. 

Concernant l’exonération de la plus-value en fonction des recettes, vous devez détenir les parts depuis au moins cinq ans et votre quote-part de recettes ne doit pas excéder les plafonds. 

Pour l’exonération de la plus-value en fonction du prix de cession, la cession doit concerner l’intégralité des parts et l’activité doit avoir été exercée pendant au moins cinq ans. 

Enfin, vous pouvez bénéficier de l’exonération en cas de départ à la retraite, si vous cédez l’intégralité de de vos parts et que vous avez exercé votre activité pendant au moins cinq ans dans la société. 

Pourquoi recourir à une holding pour la cession d’une étude notariale ?

Une société holding (= société mère) est une personne morale à l’IS à vocation financière qui a pour activité la détention de titres dans une ou plusieurs sociétés (= les filiales). Elle peut être :

• passive : elle se contente de détenir les parts sociales sans avoir de réelle activité ;
• active ou animatrice : elle détient les parts et rend des services à ses filiales (= prestations administratives, juridiques, financières, comptables…). La holding animatrice contrôle l’ensemble des filiales et met en place la politique du groupe. 

Les avantages organisationnels d’une holding 

La holding est très intéressante lorsque vous avez plusieurs études. Elle permet de consolider les titres au sein d’une seule organisation. La holding peut générer une politique commune entre les filiales. Elle favorise la circulation financière des fonds entre les différentes filiales à l’aide de conventions de trésorerie qui donne la possibilité à la holding de recevoir des avances de trésorerie et de les redistribuer aux filiales. 

Elle permet aussi de gérer les différentes activités en répartissant ces dernières par filiale.

Elle donne également la possibilité de mutualiser les ressources et de rationner les fonctions supports. Par exemple, les filiales peuvent confier la gestion de leur comptabilité, de leur service juridique et financier à la holding. Elle peut mettre en place des conventions de prestations de services. En pratique, la holding va fournir et facturer des prestations à ses filiales. 

Enfin, la holding permet de bénéficier d’une plus importante capacité d’emprunt et de rembourser les emprunts par les dividendes. 

Les avantages fiscaux d’une holding

La création d’une holding permet de profiter d’avantages au niveau de l’imposition du groupe et notamment en cas de cession. 

• Le régime des sociétés mères-filles 

Lorsqu’une filiale verse des dividendes à la holding, ils ont été imposés chez la filiale et seront de nouveau imposés comme « produit » chez la holding. Le régime des sociétés mères-filles (article 145 du CGI) permet de remonter les dividendes versés par la filiale au niveau de la holding. La société mère profite d’une exonération d’impôt sur les dividendes perçus à l’exception d’une quote-part de 5 % à réintégrer pour frais et charges. 

Ce régime s’applique aux sociétés mères détenant au moins 5 % du capital social et des droits de vote de leurs filiales. Les sociétés doivent être à l’IS et la holding doit conserver les titres depuis plus de deux ans. 

• Le régime de l’intégration fiscale 

Le régime de l’intégration fiscale (articles 223-A à 223-Q du CGI) permet à la société mère d’être la seule redevable de l’IS pour l’ensemble de son groupe. 

Les sociétés doivent toutes être à l’IS. Par ailleurs, les filiales doivent être détenues à au moins 95 % par la société mère. Quant à la société mère, elle ne doit pas être détenue à plus de 95 % par une autre société. 

• Le Pacte Dutreil

Le Pacte Dutreil (article 787-B du CGI) concerne les transmissions à titre gratuit des holdings animatrices. Dans ce cas, la transmission est exonérée de droits de mutation, à hauteur de 75 %. Toutefois, les titres doivent préalablement avoir fait l’objet d’un engagement collectif de conservation. 

En effet, les associés de la holding doivent souscrire un engagement collectif de conservation des titres pendant au moins deux ans portant sur au moins 17 % des droits financiers et 34 % des droits de vote. Par ailleurs, chaque héritier ou donataire doit prendre un engagement de conservation des titres d’au moins quatre ans. Enfin, pendant la durée de l’engagement collectif et pendant les trois ans suivant la transmission des titres, un des associés concernés doit exercer des fonctions de direction au sein de la société. 

Bon à savoir

La donation avant cession (par exemple donation des titres de la holding à ses enfants) permet également d’effacer la plus-value sur les titres transmis. La donation n’entraîne pas l’imposition de la plus-value pour le donateur sous certaines conditions.

• Le dispositif de l’apport-cession

Le dispositif de l’apport-cession (article 150-0-B ter du CGI) propose un report d’imposition des plus-values. 

En pratique, lorsque vous envisagez de vendre des parts de votre étude notariale, vous pouvez avoir intérêt à procéder à l’apport préalable de vos titres dans une holding que vous contrôlez afin de bénéficier du report d’imposition des plus-values. La plus-value est calculée et déclarée lors de sa réalisation, mais son imposition est reportée lors d’un des événements suivants : 

• cession des titres reçus en rémunération de l’apport ;
• cession des titres apportés moins de trois ans après l’apport, sauf en cas de réinvestissement d’au moins 60 % du produit de la cession dans une activité économique dans un délai de deux ans à compter de la cession ;
• transfert de votre domicile fiscal hors de France. 

De plus, la plus-value est susceptible d’être exonérée définitivement sous certaines conditions. Ainsi, si vous avez apporté vos titres à la holding trois ans avant la cession, la cession des titres par la holding ne remettra pas en question le report d’imposition et la holding disposera de l’intégralité du prix de cession.

Par ailleurs, si les titres apportés à la holding font l’objet d’une plus-value lors de la vente des titres par la holding, la holding pourra bénéficier d’une exonération de la plus-value de cession en application du régime des « titres de participation », sous réserve de l’imposition d’une quote-part de 12 % pour frais et charges. 

Prenons un exemple : 

Imaginons que vous avez créé votre étude notariale et qu’elle en vaut aujourd’hui 550 000 €. La plus-value serait de 550 000 € et soumise au PFU de 30 % soit une imposition de 165 000 €. 

Par contre, si vous apportez vos titres à une holding, la plus-value d’apport de 550 000 € sera placée en report. Si la holding vend les parts moins de trois ans après l’apport, vous devrez réinvestir au moins 60 % du montant de la cession des titres pour toujours bénéficier du report d’imposition. L’éventuelle plus-value de cession lors de la cession des titres par la holding pourra bénéficier du régime d’exonération des titres de participation en cas de détention d’au moins 5 % des titres de la société apportée pendant deux ans. Vous pourrez ainsi profiter totalement du montant de la cession de vos titres. 

Attention 

La plus-value en report devient imposable en cas de vente de la holding. En effet, vous devez conserver la holding pour profiter du report d’imposition. 

L’inconvénient de l’apport-cession est que c’est une procédure assez longue et lourde qui nécessite généralement l’intervention d’un commissaire aux apports. Par ailleurs, si vous avez besoin d’obtenir l’argent de la vente immédiatement, l’apport-cession n’est pas un dispositif adapté à cette situation. Par ailleurs, la création d’une holding nécessite  de la faire réellement fonctionner (= tenue des assemblées, d’une comptabilité…). En cas contraire, l’administration fiscale pourra considérer qu’il s’agit d’une holding fictive.  

En conclusion, la fiscalité de la transmission d’une étude notariale doit être appréhendée en amont de l’opération tant du point de vue du cédant que du cessionnaire. Lors de la cession, le repreneur devra s’acquitter de droits d’enregistrement et le cédant, de la fiscalité liée à la plus-value réalisée. Toutefois, il existe de nombreux cas d’exonérations de la plus-value de cession. Par ailleurs, si vous vous y prenez à l’avance, il est possible d’apporter vos titres dans une holding afin de profiter du report d’imposition. 

Prenez contact avec les équipes de Malatiré pour évaluer votre office notarial et comprendre les enjeux de la cession (= les modes juridiques de la cession, la recherche d’un bon repreneur, la fiscalité…). 

Le décret 2022-1743 du 29 décembre 2022, publié au Journal officiel du 31 décembre 2022, relatif à la gestion de la profession des notaires simplifie les différentes étapes qui jalonnent la carrière des notaires et réduit ainsi les délais de traitement des dossiers. 

Le décret a modifié plusieurs procédures internes, propres aux notaires :

• les modalités des procédures relatives à la transformation et à certaines substitution de sociétés notariales, 
• les modalités des cessions des actions et parts sociales et à la constitution des sociétés de participations financières de notaires, 
• les modalités des délivrances des autorisations de prolongation d’activité, des changements de qualité ou d’affectation pour l’exercice de notaire ;
• la tenue d’un annuaire global par l’instance professionnelle nationale ;
• les modalités de la prestation de serment ;
• les modalités de la prévention des conflits au sein des instances professionnelles. 

Les mesures concernant les prestations de serment sont entrées en vigueur depuis le 1er janvier 2023 et les autres dispositions, depuis le 1er mars 2023. 

Une prestation de serment qu’en cas de première nomination

Comme les autres professions du droit, les notaires prêtent serment avant d’entrer en fonction. La prestation de serment est un acte solennel par lequel le notaire, officier public et ministériel, s’engage dans la profession. 

« Je jure de loyalement remplir mes fonctions avec exactitude et probité et d’observer en tout les devoirs qu’elles m’imposent ».

La prestation de serment est également l’occasion pour le procureur de la République de rappeler les exigences déontologiques inhérentes à la fonction de notaire et les sanctions éventuelles en cas de manquement aux obligations.

Elle s’accompagne du dépôt au greffe d’un exemplaire du sceau, de la signature et du paraphe du notaire. 

C’est à compter de la prestation de serment que les notaires peuvent exercer, de manière exclusive, leurs fonctions.

La prestation de serment a déjà été concernée par la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques du 6 août 2015. Cette loi était la première étape de la simplification de l’accès à la profession de notaire. 

À noter 

C’est cette loi qui a créé les « zones de libre installation » pour les notaires dans des territoires où la demande d’un service notarial était forte. 

Pendant le mois suivant la publication au Journal officiel de leur arrêté de nomination, les notaires prêtaient serment devant le tribunal judiciaire. 

Depuis l’entrée en vigueur du décret, la prestation de serment n’est requise qu’en cas de première nomination. Cette mesure s’applique aux demandes de prestations de serment déposées depuis le 1er janvier 2023. 

Par ailleurs, la prestation de serment se fait désormais devant le cour d’appel. 

En pratique, vous n’avez plus à prêter serment de manière systématique en cas de changement d’office ou de modification de la société titulaire de l’office. 

Les nouvelles démarches à réaliser en cas de changement d’office

En cas de changement de lieu, de la qualité ou de la structure d’exercice (par exemple si vous changez votre lieu d’exercice, d’office ou si vous devenez associé d’un office dans lequel vous étiez salarié par exemple), vous devez juste en informer le procureur général près la cour d’appel et le conseil régional ou interrégional des notaires dans les ressorts desquels se situe l’office au sein duquel vous exercez vos nouvelles fonctions. Vous disposez d’un délai d’un mois suivant la date de début de l’exercice de vos nouvelles fonctions pour les informer. Il n’y a plus de prestation de serment. 

Par ailleurs, en tant qu’associé, vous pouvez exercer vos fonctions dans un autre office de la même société, sans nouvelle nomination, en adressant une déclaration, sur le site internet du ministère de la Justice, au garde des sceaux, dans un délai de 10 jours. Cette déclaration s’accompagne de la copie de statuts et de toute pièce permettant d’établir votre accord, celui de la société et celui des autres associés. 

En l’absence de décision expresse d’opposition (ou de non-opposition) du ministre de la Justice avant l’expiration d’un délai de deux mois, la déclaration est réputée avoir fait l’objet d’une décision de non-opposition. Vous pouvez ainsi exercer vos nouvelles fonctions dès la fin de ce délai. 

À noter 

Le délai court à compter de la réception de la déclaration et des justificatifs. 

Le ministre de la Justice peut demander au bureau du Conseil supérieur du notariat (CSN) toute information lui permettant d’apprécier vos capacités professionnelles et votre honorabilité. 

Bon à savoir

Il s’agit de la même procédure pour les nominations des notaires salariés. La déclaration doit alors être accompagnée du contrat de travail. Une copie de la déclaration doit être adressée à la chambre des notaires dans le ressort de laquelle se situe l’office au sein duquel le notaire souhaite exercer. Le délai d’opposition est porté à un mois dans ce cas. 

Par ailleurs, si vous souhaitez devenir titulaire de l’office notarial dans lequel vous êtes employé ou devenir associé de la personne morale titulaire de cet office, vous devez adresser au ministre de la Justice, une déclaration, par téléprocédure, avec la copie des statuts et tout document permettant d’établir votre accord (comme le traité de cession), celui de la société et celui des autres associés. 

Un partage de compétences entre la Chancellerie et le Conseil supérieur du notariat

Avec l’ordonnance, les demandes adressées à la Chancellerie passent d’un régime d’instruction à un régime déclaratif afin de raccourcir les délais. En effet, passé un certain délai (généralement deux mois), la déclaration sera réputée avoir fait l’objet d’une déclaration de non-opposition. Les déclarations sont à transmettre par téléprocédure via le service OPM de la Chancellerie.

Ces dispositions sont entrées en vigueur depuis le 1er mars 2023. Toutefois, les opérations soumises au régime déclaratif auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat entreront en vigueur à compter du 1er mars 2024 (par exemple les transformations de société et les cessions entre associés sans départ). 

Le nouveau régime déclaratif

Les cessions de parts avec retrait d’un associé, sans remplacement, font maintenant l’objet d’un agrément tacite ou d’un régime déclaratif auprès du ministre de la Justice. Ils font ensuite l’objet d’une publication sur le site de la Chancellerie. 

Quant aux cessions de parts entre associés, elles sont soumises à un régime déclaratif auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat et font l’objet d’une publication sur le site internet du Conseil. 

En pratique, en tant qu’associé exerçant, si vous vendez des titres à un associé, sans arrivée d’un nouvel associé ou départ d’un associé exerçant, vous devez déclarer la cession dans les 30 jours au ministre de la Justice et au bureau du Conseil supérieur du notariat. La déclaration est à effectuer sur le site du ministère de la Justice. Si la modification méconnaît les dispositions législatives ou réglementaires applicables, le bureau du Conseil supérieur du notariat a deux mois pour s’y opposer à compter de la réception de la déclaration. En l’absence d’opposition dans le délai, la cession prendra effet. 

Après le 1er mars 2024, la déclaration sera à faire par téléprocédure auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat. 

De plus, toute augmentation du capital social ou cessions de parts conduisant à l’entrée dans l’étude notariale d’un nouvel associé, non titulaire d’un office, mais sans exercice du droit de présentation ou d’une première nomination doit faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice dans un délai de 30 jours. Elle est à effectuer par téléprocédure sur le site du ministère de la Justice par la société ou un associé. La déclaration doit contenir des documents permettant d’établir l’accord de la société et des autres associés et le l’acte de cession. En l’absence de décision d’opposition du ministre de la Justice dans un délai de quatre mois (deux mois lors d’une cession de parts), l’augmentation du capital social ou la cession prendra effet à l’expiration du délai. 

Les déclarations à effectuer lors des constitutions et transformations d’études notariales

Lorsque vous constituez une société par dissolution d’une autre société, sa création doit faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice, par téléprocédure, sur le site internet du ministère de la justice. Cette déclaration doit être effectuée par la société ou par un associé. Elle s’accompagne de la copie des statuts et des justificatifs établissant l’accord de la société et/ou des associés. En l’absence de décision d’opposition ou de non-opposition du garde des sceaux dans les deux mois de la réception de la déclaration, la constitution de la société prendra effet à la date d’expiration de ce délai. 

Quant à la transformation d’une société d’exercice libéral, titulaire d’un office en une société d’une autre forme qu’une société civile professionnelle (SCP), elle est soumise à la procédure de déclaration préalable auprès du bureau du Conseil supérieur du notariat assortie d’un pouvoir d’opposition de celui-ci. 

Par ailleurs, la constitution d’une SCP ou d’une société d’exercice libéral par transformation d’une société constituée sous une autre forme et titulaire d’un office (par exemple une SARL transformée en SELARL), fait également l’objet d’une déclaration préalable, dans un délai de 30 jours, au bureau du Conseil supérieur du notariat. Vous devez effectuer cette déclaration par téléprocédure. Le bureau du Conseil supérieur du notariat peut s’y opposer dans un délai de deux mois à compter de la réception de la déclaration si la constitution de la société méconnaît les dispositions législatives et réglementaires.

L’exception au régime déclaratif : la cession de parts à un tiers primo-accédant

Les cessions de parts sociales à un tiers, primo-accédant, devenant un associé exerçant, sont toujours soumises à un agrément du ministre de la Justice. Ces cessions font toujours l’objet d’un arrêté au Journal officiel. 

En pratique, si vous vendez vos parts à un tiers, primo-accédant, la cession devra faire l’objet d’une déclaration au ministre de la Justice sur le site internet du ministère de la Justice, soit par la société soit par un associé. Le nouvel associé devra adresser également sa demande de nomination dans l’office. Le projet devra être approuvé par arrêté du ministre de la Justice.

Bon à savoir

Si le nouvel associé n’entend pas exercer la profession de notaire dans votre étude, la cession ne fait l’objet que d’une déclaration au ministre de la Justice.

La tenue des listes et de l’annuaire national à la charge du Conseil supérieur du notariat

Le bureau du Conseil supérieur du notariat est chargé de dresser et de tenir à jour un annuaire national comprenant :

• la liste des notaires, personnes physiques, salariés, associés ou titulaires d’un office avec l’indication de leur parcours professionnel ;
• la liste des structures d’exercice, titulaires ou non d’un ou plusieurs offices, avec la mention des notaires qui y exercent et, le cas échéant, des bureaux annexes qui y sont rattachés.

Il en assure également la publicité sur son site internet. 

C’est également le cas pour : 

• la liste des notaires exerçant au sein des structures dont la forme sociale a fait l’objet d’une transformation sans dissolution ;
• la liste des associés en exercice en cas de cession, sans le retrait du cédant, des parts ou actions sociales par un associé à la société, aux autres associés ou à l’un ou plusieurs d’entre eux. 

De plus, le Conseil supérieur du notariat établit chaque année un rapport relatif aux obligations déclaratives des notaires et la liste des sociétés de participations financières de profession libérale de notaires. 

Bon à savoir

Si vous avez une société de participations financières de professions libérales de notaires, elle doit faire connaître au bureau du Conseil supérieur du notariat, tout changement de situation dans un délai de 30 jours à compter de sa survenance. 

En conclusion, depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance, la prestation de serment n’a lieu qu’à la première nomination et la plupart des transformation d’études notariales et des cessions de parts sociales ne sont soumises qu’à une déclaration préalable auprès de la Chancellerie ou du bureau du Conseil supérieur du notariat. 

Pour obtenir plus d’informations, contactez les équipes de Malatiré. 

L’ORIAS est une association sous tutelle de la Direction du Trésor, chargée de l’homologation et du contrôle de tous les intermédiaires en opérations d’assurance et autres opérations financières. Elle est chargée de maintenir un registre unique qui enregistre l’ensemble des professionnels, constituant ainsi une garantie de qualité et de sécurité. Quel est l’objectif de l’ORIAS ? Quelles sont ses missions ? Qui doit figurer au registre ? … Le cabinet MALATIRE répond à vos questions.

Qu’est ce que l’ORIAS ?

L’ORIAS (Organisme pour le Registre des Intermédiaires en Assurance) est une association créée en 2007 qui a pour mission d’homologuer les intermédiaires d’assurance et de réassurance, ainsi que les intermédiaires en opération de banque. Pour remplir cette mission, l’ORIAS tient un registre unique des intermédiaires dans le domaine financier ou bancaire, et délivre un agrément après inscription. Cette procédure garantit la sécurité et la transparence des opérations financières en assurant le respect des conditions fixées par le Code des assurances et le droit européen. L’ORIAS a pour but de prévenir les fraudes en garantissant la qualification professionnelle et le sérieux des intermédiaires qu’il inscrit. L’Autorité de Contrôle Prudentiel (ACP) est quant à elle chargée de contrôler les professionnels déjà inscrits sur le registre. L’ORIAS se concentre donc sur l’inscription, le renouvellement ou la radiation des intermédiaires.

Quels sont les objectifs et missions de l’ORIAS?

L’unique objectif de l’ORIAS est de garantir la transparence, la qualité et la sécurité des opérations d’assurance en France en vérifiant le respect des obligations légales et réglementaires par les intermédiaires inscrits, qu’ils soient courtiers en assurance, agents généraux ou mandataires.

Depuis sa création, l’ORIAS a vu son rôle évoluer pour devenir un acteur majeur de la réglementation de l’assurance en France. L’organisme a notamment été renforcé en 2012 avec de nouvelles compétences en matière de contrôle et de sanctions à l’encontre des intermédiaires qui ne respectent pas leurs obligations. Ses principales missions sont de tenir un registre des intermédiaires d’assurance et de contrôler leur activité, en veillant au respect des règles éthiques et juridiques en vigueur.

Pour cela, l’organisme impose des conditions d’immatriculation et de compétences, vérifie l’honorabilité des professionnels, et procède à des contrôles réguliers de leur activité. L’ORIAS a également un rôle de médiation et d’information auprès des professionnels et du public, en assurant la diffusion de bonnes pratiques et de réglementations.

Qui doit s’enregistrer à l’ORIAS ?

Depuis 2013, son champ d’action s’est élargi aux intermédiaires de banque et en services de paiement (IOBSP), ainsi qu’aux conseillers en gestion du patrimoine ou CIF) et agents liés de prestataires de services d’investissement. Les quatre catégories d’intermédiaires couvertes par l’ORIAS :

– Assurance (courtier en assurance, agent général ou mandataire d’assurance)
– Crédits (Intermédiaire en Opérations de Banques et en Services de Paiement IOBSP tels que les courtiers en crédit immobilier et les courtiers en opération de banque)
– Investissements financiers (conseiller en gestion du patrimoine ou CIF)
– Financement participatif (ou crowfunding).

A quoi sert le numéro ORIAS ?

Il est obligatoire pour tout intermédiaire en assurance ou en banque. Il sert à vérifier que l’intermédiaire en assurance ou banque est bien autorisé à exercer. Ce numéro, composé de 8 chiffres, doit figurer sur l’ensemble des documents de l’entreprise (documents commerciaux, mentions légales, sites internet…).

Comment s’inscrire à l’ORIAS ?

La procédure d’inscription à l’ORIAS est relativement simple. Elle comprend plusieurs étapes. Tout d’abord, les candidats doivent remplir un dossier de demande d’immatriculation, disponible sur le site internet de l’ORIAS.

Ce dossier doit être accompagné de plusieurs documents, dont :

– Un extrait kbis (de moins de 3 mois)
– Un justificatif de capacité personnelle (voir document pdf)
– Une attestation RC pro
– Une attestation de garantie financière (si vous encaissez des fonds)
– Un justificatif d’adhésion à une association professionnelle (liste ici)
– Copie extrait judiciaire (bulletin N° 2 / condition d’honorabilité)

Remarque : nous vous invitons à prendre connaissance de ce document pour en savoir plus sur les pièces à fournir et notamment celles relatives aux “justificatifs de capacité professionnelle”

Une fois le dossier complet et validé, le candidat peut procéder au paiement des frais d’inscription (25 euros, en ligne sur le site orias.fr).

Quels sont les services proposés par l’ORIAS aux courtiers en assurance ?

Comme nous avons pu le voir, cette inscription obligatoire confère plusieurs avantages dont :

Garantie de compétence et d’honorabilité : 

L’inscription à l’ORIAS garantit la compétence et l’honorabilité des courtiers en assurances, qui doivent justifier d’une formation initiale, d’une formation continue et d’une expérience professionnelle dans le domaine de l’assurance. Ils doivent également avoir un casier judiciaire vierge et ne pas avoir été sanctionnés disciplinairement ou administrativement. L’inscription permet aux courtiers en assurances de prouver leur professionnalisme et leur intégrité, ce qui est un avantage pour établir la confiance avec leurs clients dans un secteur dans lequel celle-ci est essentielle.

Facilitation de l’exercice de la profession :

L’inscription à l’ORIAS permet d’avoir accès à toutes les compagnies d’assurance et de comparer les offres pour proposer les meilleurs services à leurs clients. En outre, elle facilite l’exercice de leur profession en simplifiant les formalités administratives. Enfin elle vous offre une protection juridique en cas de litige avec vos clients ou une compagnie d’assurance. Vous bénéficiez ainsi d’une plus grande efficacité et d’une meilleure sécurité juridique.

Renforcement de la confiance des clients :

L’inscription à l’ORIAS est un gage de transparence et de qualité pour les clients des courtiers en assurances. En effet, elle leur permet de s’assurer que leur courtier est en règle avec les normes et les réglementations du secteur. Les clients peuvent ainsi avoir confiance en la capacité de leur courtier à leur proposer des produits adaptés à leurs besoins et à leur budget, en toute transparence. L’ORIAS offre également aux clients la possibilité de vérifier les informations concernant leur courtier, telles que son immatriculation, sa formation et son expérience professionnelle. Cette transparence renforce la confiance des clients envers les courtiers en assurances et contribue à une relation de confiance durable entre les deux parties.

Compétences de l’ORIAS en matière de “passeport européen” :

L’ORIAS peut émettre et recevoir des notifications d’exercice de l’intermédiation via la libre prestation de service ou la liberté d’établissement, pour les États de l’Union européenne et de l’Espace économique européen

Contacter l’ORIAS :

– Par téléphone au numéro 09 69 32 59 73 (du lundi au vendredi de 9h à 17h – appel non surtaxé)
ou
– Par email, directement sur le site orias.fr

Annexes : report au 31 mars 2023 de la date limite de renouvellement

Le communiqué de presse de CSCA 

En complément, accéder au communiqué de presse de l’ORIAS

L’archivage fait partie de l’ADN des notaires et reste un enjeu majeur pour les notaires qui sont tenus de conserver de nombreux documents juridiques pendant plusieurs décennies. Alors que ces archives ont traditionnellement été stockées sur papier, l’essor du numérique offre de nouvelles perspectives pour leur gestion. Aujourd’hui, les notaires sont confrontés à des défis tels que le manque d’espace physique pour stocker les documents, la nécessité d’un accès rapide et facile aux informations, ainsi que la protection de la confidentialité des données.

Dans cette optique, de nombreuses études notariales ont entrepris de numériser leurs archives, ce qui leur permet de stocker et d’accéder aux documents plus facilement et rapidement, tout en réduisant leur empreinte carbone. De plus, l’évolution de technologies telles que l’IA et la blockchain, offre des perspectives prometteuses pour améliorer la gestion des archives notariales et renforcer leur sécurité.

Dans cet article, nous examinerons l’état actuel de la gestion des archives chez les notaires en nous appuyant sur des chiffres clés, puis nous explorerons les perspectives futures offertes par les technologies numériques.

La gestion des archives chez les notaires : chiffres clés

En France, on dénombre environ 17 315 notaires répartis sur tout le territoire. Chaque année, ils produisent des millions de pages d’actes et de contrats qu’ils doivent conserver dans leurs études.

Quelques chiffres à fin 2021 :

• 5,5 millions d’actes établis
• 20 millions d’actes sur support électronique (AAE)*
• 22 800 nouveaux PACs enregistrés
• 1,2 million d’actes de vente de logement anciens
• 436 000 nouvelles inscriptions au FCDDV

* Le 1^er Acte authentique à distance a été signé en octobre 2008.

Fin 2021, ce sont plus de 90 % des actes authentiques qui étaient signés électroniquement, soit 20 millions d’AAE déposés dans le Minutier Central Électronique des Notaires de France (Micen)

Les contraintes réglementaires en matière de conservation des archives :

Les notaires sont soumis à des obligations réglementaires strictes en matière de conservation des archives. Ainsi, les actes relatifs à la propriété immobilière doivent être conservés pendant 75 ans, et jusqu’à 100 ans en cas de mineur impliqué. Cette obligation de conservation soulève des problématiques de stockage et de gestion documentaire complexes pour les notaires, qui doivent faire face à des volumes considérables d’archives à stocker et à gérer, tout en respectant les normes de conservation et de confidentialité.

Les pratiques actuelles de gestion des archives chez les notaires :

La Reliure : pour limiter l’espace occupé par les archives et pour les notaires qui n’aiment pas se dessaisir de leurs archives papier, l’option consistant à les relier pour en faire des livres apportent beaucoup d’avantages : meilleure conservation, élégance naturelle d’un livre, personnalisation (toile, couleurs etc.) mais surtout en gain de place conséquent (de 20 à 30% par rapport aux traditionnels boîtes à archives, classeurs etc.).

La GED :  la profession a été pionnière dans l’adoption des nouvelles technologies et notamment de la Gestion Electronique des Documents (GED) pour numériser, indexer et stocker leurs documents papiers.
Internalisée dans un premier temps, de plus en plus d’études notariales sous traitent aujourd’hui cette tâche à des prestataires spécialisés dans la gestion de leurs archives.
Pour les accompagner dans cette démarche, le Conseil Supérieur du Notariat a créé le label “ETIK” qui certifie le respect de toutes les exigences de la charte du CSN pour un développement éthique du numérique notarial (lien vers le pdf de la charte joint à l’article).
Les entreprises ayant obtenu le label s’engagent à proposer des solutions conformes aux exigences des notaires :

– Sécurité et confidentialité
– Protection des intérêts des clients
– Information loyale, claire et transparente
– Concurrence saine et loyale
– Respect du cadre légal et réglementaire
– Cybersécurité

Une accélération digitale en partie due à la crise du Covid

Comme dans la plupart des secteurs d’activité, la crise sanitaire a généré des changements, notamment liés au numérique. Encore une fois les notaires ont su s’adapter et mettre en place des solutions pour non seulement se prémunir d’une baisse d’activité, mais réinventer leur métier. 

Une ouverture plus large au digital

Comme nous venons de le voir, très rapidement les notaires ont compris l’apport de la numérisation puis du digital dans leurs métiers.
Les avantages étaient évidents et immédiats. Ils allaient changer en profondeur leur façon de travailler.

Cependant, l’ensemble de ces nouveaux dispositifs, process, outils et autres avantages doivent s’inscrire dans une démarche plus globale de digitalisation de l’étude notariale dans laquelle la gestion des archives ne représente qu’un maillon de la chaîne.
Parmi ces dispositifs :
– Réduction / suppression du stockage physique
– Sécurisation les actes
– Optimisation les échanges
– Acte Authentification Electronique (AAE) et clé Real
– Simplification des procédures
– Signature électronique
– Coffre-fort électronique
– Visioconférence
– Nouveaux outils
– Collaboratif
– Travail à distance
– Meilleure expérience client
– Meilleure productivité, efficacité…

Les perspectives futures : IA, Blockchain, Quantique

Contrairement à ce que l’on pourrait penser au travers de cet article, le phénomène de dématérialisation, numérisation ou encore digitalisation n’en est encore qu’à ses débuts. Les nouvelles technologies telles que l’intelligence artificielle, la blockchain et demain le quantique, joueront un rôle clé dans l’évolution de leur métier.

L’impact de l’intelligence artificielle sur la gestion des archives chez les notaires

Définition : L’intelligence artificielle est une technologie qui implique qu’un programme, ou un algorithme, puisse apprendre à partir de schémas d’interactions récurrents. En d’autres termes, si les utilisateurs réagissent de manière identique face à une situation donnée, le programme est capable de retenir cette réaction. On parle ici de “Modèles” d’IA.

Qu’en pensent les notaires :

Selon une étude Notariat 2000
– 84 % des notaires pensent que l’intelligence artificielle va améliorer la productivité dans les études;
– 80 % du panel pensent que le notaire aura toujours sa place dans l’univers dominé par l’IA mais
– 72 % d’entre eux pensent que le notariat est menacé par l’IA

Leur crainte ne repose pas sur le risque de perdre leur travail mais celui d’une dégradation et d’une standardisation de la qualité de service, l’IA étant, à ce jour, dépourvue de psychologie et encore limitée pour s’adapter à chaque situation. 

Cela dit, et tout comme pour l’adoption des nouvelles technologies, les notaires sont plus de 93% à vouloir se former dont 69% d’entre eux à travailler avec “une machine”.

En ce qui concerne l’impact sur la gestion des archives , il est clair que l’IA permettra de traiter de très grandes quantités de données, d’en extraire des informations, de faciliter l’indexation et d’automatiser un grand nombre de tâches à faible valeur ajoutée.

La blockchain comme solution de sécurisation et de traçabilité des actes notariés

La blockchain est une technologie de stockage et de transmission d’informations, qui permet de sécuriser les transactions en garantissant l’authenticité et l’intégrité des données échangées. Dans le domaine de la gestion des archives, la blockchain peut être utilisée pour garantir la traçabilité des actes notariés, depuis leur création jusqu’à leur archivage.

En effet, la blockchain permet de créer des registres distribués et sécurisés, où chaque acte notarié peut être enregistré de manière infalsifiable. Les informations contenues dans la blockchain sont cryptées et ne peuvent être modifiées sans le consentement de toutes les parties prenantes. Ainsi, la blockchain offre une solution de sécurisation et de traçabilité des actes notariés qui peut contribuer à renforcer la confiance des clients dans les services proposés par les notaires.

Vers la disparition du notaire ? Bien au contraire…
Tout comme l’arrivée de l’Internet dans les années 2000 puis des nombreux services dématérialisés évoqués dans cet article, les notaires ont toujours su tirer parti de ces innovations en les transformant en de véritables opportunités. La Blockchain n’échappera pas à cette règle.
Stéphane Adler (vice-président de la Chambre des notaires de Paris) en est convaincu. Extrait : 

“On lit actuellement beaucoup de choses sur la blockchain qui, pour la plupart, ne sont pas exactes. Beaucoup de titres évoquent notamment la disparition du notaire. C’est bien loin d’être le cas. Mieux je connais ce sujet, plus je suis rassuré. Au contraire, le notariat doit s’emparer de la blockchain pour proposer à nos clients des services complémentaires. C’est l’orientation que nous avons prise. Je pense également que la blockchain notariale est assortie d’un gros avantage de sécurité, eu égard à notre statut d’officier ministériel et donc d’opérateur de confiance, qui rassurera forcément les clients”.
Article complet sous ce lien (usages de la blockchain chez les notaires et expérimentations en cours)

Les autres innovations technologiques au service de la gestion des archives chez les notaires

Outre l’IA et la blockchain, d’autres innovations technologiques peuvent être utilisées pour améliorer la gestion des archives chez les notaires.
Par exemple, la réalité augmentée peut être utilisée pour faciliter l’archivage et la consultation des documents;  les solutions de reconnaissance vocale peuvent également être utilisées pour faciliter la rédaction des actes notariés ou la recherche de documents.
Mais gardons “le meilleur” pour la fin avec l’arrivée prochaine (entre 5 et 10 ans), de l’informatique quantique, déjà considérée comme la 5ème révolution industrielle.
Petit rappel : Pour l’organisme européen, la 4ème révolution industrielle marque une étape radicale vers une économie entièrement guidée par les données. De manière très générale, la “4RI” désigne les technologies de l’information et de la communication. L’Internet des Objets (IoT), le big data, la 5G ou encore l’Intelligence Artificielle (IA) sont considérés comme des technologies de la 4ème révolution industrielle.

Nous ne développerons pas le sujet de l’informatique quantique dans cet article mais nous contenterons de souligner l’importance de s’intéresser dès maintenant au sujet. La rupture à venir se traduira par de nouveaux outils, de nouvelles méthodes de travail, nouvelles compétences, nouveaux usages, nouvelles manière de penser, tous encore inconnus à ce jour.
La gestion des archives, l’authentification, la signature électronique … tous les sujets dont nous venons de parler s’en trouveront fortement impactés.

Gardons toujours à l’esprit les trop nombreuses entreprises qui ont disparu faute de s’être adaptées suffisamment tôt et gageons qu’encore une fois, la profession saura anticiper l’arrivée de ce tsunami.

Conclusion

La gestion des archives est un enjeu majeur pour les notaires, qui sont soumis à des contraintes réglementaires strictes en la matière. La numérisation des archives apporte de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts de stockage, l’amélioration de l’accessibilité des archives, ainsi que la facilitation de la recherche et du traitement de données. Les solutions techniques pour la numérisation des archives sont aujourd’hui matures et accessibles pour les notaires.

Les perspectives futures de la gestion des archives chez les notaires sont fortement liées aux innovations technologiques. L’intelligence artificielle offre des perspectives intéressantes pour l’automatisation de tâches et l’amélioration de la qualité de l’analyse de données. La blockchain, quant à elle, apporte une solution de traçabilité et de sécurisation des actes notariés.

Dans ce contexte, il est important pour les notaires de continuer à s’adapter aux évolutions technologiques et d’adopter des solutions innovantes pour la gestion de leurs archives et de l’ensemble de leurs activités. Cela permettra non seulement de répondre aux contraintes réglementaires, mais aussi d’améliorer l’efficacité et la qualité des services proposés aux clients.

Sources :
* https://www.csn.notaires.fr/fr/les-chiffres-cles-du-notariat
Notariat et numérique. Le cybernotaire au cœur de la république numérique. – IERDJ (gip-ierdj.fr)
https://notaires21.fr/le-numerique-une-technologie-qui-a-fait-evoluer-le-metier-des-notaires
https://www.affiches-parisiennes.com/stephane-adler-la-blockchain-des-notaires-apportera-la-tracabilite-et-la-securisation-a-nos-clients-9393.html